Solutions d’experts : capitaliser sur les données suite à un événement

par | 9 Juil 2019 | Conseils d'experts

Lors de la mise en place d’événements, tout débute par une solide préparation en amont. Puis arrive le lancement d’opérations de communication avec l’envoi des invitations … Mais une fois l’événements passé, que reste-t-il ?

Le succès est souvent mesuré par le nombre d’inscrits mais il est nécessaire de capter des informations sur la participation réelle des invités, leur satisfaction … Si certaines solutions CRM ou add-ons permettent le traitement de l’invitation : envoi du mail/courrier, traçabilité des ouvertures, inscription via un bouton ou un formulaire…, très peu de solutions gèrent la réelle présence des invités. Or, très souvent, ces informations sont capitales pour la stratégie marketing de l’entreprise. L’utilisation de solutions adaptées est donc nécessaire afin d’exploiter pleinement ces données pour mener des actions marketing efficaces par la suite (remerciements, promotions, processus de fidélisation …).

gestion des evenements dynamics 365 marketing

C’est pourquoi nos experts Technomadiens ont apporté plusieurs réponses à cette problématique lors de différents projets. Ces réponses ont toujours été effectuées de manière personnalisée et adaptée au contexte :

Solution 1 : Il s’agit d’un système de pointage à l’entrée. Nos experts ont mis en place une App Dynamics dédiée disponible sur smartphone en mobilité. Dans les faits, l’utilisateur ouvre son application, choisi l’évènement concerné et va, parmi la liste des invités, cocher les personnes présentes au fur et à mesure.

Solution 2 : La seconde démarche, plus adaptée aux salons, consiste à initier la création d’un contact via un scanner de carte de visite disponible sur smartphone. Après avoir scanné la carte, il s’agit de basculer dans une app Dynamics allégée (limitée à quelques informations de contact et de rendez-vous) et d’y saisir les informations du type compte rendu de l’entretien que vous venez d’avoir avec cette personne. Dynamics 365 fait le reste ! De manière automatique, cette personne sera ensuite ajoutée dans le CRM, notifiée comme présente à l’évènement concerné. Un mail de remerciement lui sera délivrée dès le lendemain de façon automatique.

Solution 3 : La dernière démarche est née d’un besoin spécifique : être en capacité d’identifier rapidement les personnes participants à un évènement lorsque celles-ci sont inconnues au préalable. Par exemple concernant les visites, il est fréquent d’avoir pour seule information le nombre de participants mais aucune données de contact en amont. Dans ce cas, l’objectif est donc de permettre à l’organisateur d’optimiser la saisie des contacts en les rattachant directement à l’évènement dans le CRM tout en limitant au maximum le nombre de clics. 

 

Pour chacun de ces projets, les solutions développées, étant adaptées au contexte, ont permis un gain de temps colossal pour les utilisateurs. De plus, nous avons pu relever un « deuxième effet » dont les utilisateurs n’avaient pas conscience initialement : l’enrichissement de l’information captée et l’exploitation qu’elle permet.

 

Voici quelques retours clients :

« Enfin je sais, selon les thèmes, combien de personnes invitées donnerons de personnes présentes et adapter mes events en fonction ».

Responsable marketing & évènementiel

« J’ai désormais une base qualifiée exploitable qui me raconte l’histoire d’origine entre mon prospect et moi-même ».

Commercial

« J’ai une vision précise des personnes que je touche : leur pays, leur région, leur intérêt… Je peux donc mener des actions efficaces et personnalisées ».

Responsable du service visite

Ainsi, il faut noter que la prise en considération du contexte et du besoin client au cas par cas sont essentiels pour la mise en place de solution personnalisée.

Finalement, l’intérêt du CRM retrouve toutes ses lettres de noblesse, et par la même, ne fait que renforcer l’adhésion des utilisateurs.

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